Artikel 23
Na elke vernieuwing van de provincieraad stelt de raad een verenigde commissie in en richt hij vier beleidscommissies op die samengesteld zijn uit provincieraadsleden.
De raad kan daarnaast in zijn midden nog andere commissies oprichten waarin de fracties evenredig vertegenwoordigd zijn conform hetgeen bepaald in artikel 39 § 3 van het provinciedecreet en die belast worden met bijzondere opdrachten. Hij bepaalt de werking en het aantal leden ervan en benoemt de leden.
Artikel 24
De verenigde commissie bestaat uit alle leden van de provincieraad.
Artikel 25
De verenigde commissie heeft voornamelijk tot doel de raadsleden informatie en toelichting te verstrekken rond toekomstige beleidsinitiatieven en omtrent de uitvoering en de stand van zaken van belangrijke beleidsdossiers.
Artikel 26
De verenigde commissie wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de provincieraad, op verzoek van de deputatie, het lid van de deputatie onder wiens bevoegdheid het geagendeerde onderwerp ressorteert of het bureau.
In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzaak en het belang van de provincie een samenkomst van de verenigde commissie vereisen doch er geen mogelijkheid bestaat om een fysieke samenkomst te organiseren, kan de voorzitter de raadsleden bijeenroepen voor een verenigde commissie die georganiseerd wordt via digitale communicatiemiddelen.
Om tot deze vergaderwijze over te kunnen gaan is het voorafgaande digitaal gegeven akkoord van de voorzitter van de raad en alle fractieleiders vereist.
De voorzitter bepaalt via welke vergadertool deze digitale vergadering van de verenigde commissie georganiseerd wordt. Deze vergadertool moet de principiële openbaarheid van de vergadering garanderen en moet minstens beantwoorden aan de voorwaarden die bij besluit van de Vlaamse regering vooropgesteld worden voor de digitale of hybride vergaderingen van de organen van de lokale besturen.
De oproepingsbrief voor de vergaderingen van de verenigde commissie vermeldt het geagendeerde onderwerp en wordt, namens de voorzitter van de provincieraad, door de provinciegriffier aan alle provincieraadsleden verstuurd.
De vergaderingen van de verenigde commissie zijn openbaar behalve in de uitzonderingsgevallen vermeld in artikel 32 van dit reglement, dat in zijn geheel van overeenkomstige toepassing is op de vergaderingen van de verenigde commissie.
Artikel 27
De vier beleidscommissies worden na elke vernieuwing van de provincieraad hersamengesteld.
Zij worden in de mate van het mogelijke samengesteld uit een gelijk aantal provincieraadsleden. Alle provincieraadsleden maken deel uit van een van deze commissies, behalve indien zij niet langer deel uitmaken van een fractie of indien zij verklaard hebben niet langer te behoren tot de fractie waarvan zij bij hun installatie als provincieraadslid deel uitmaakten.
De mandaten in iedere commissie worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de raad is samengesteld. De provincieraad bepaalt per beleidscommissie het aantal leden en de wijze waarop de evenredigheid wordt berekend. De raad houdt hierbij rekening met de voorschriften die ter zake vervat zijn in artikel 39, § 3 van het provinciedecreet.
Elke fractie wijst vervolgens de aan haar toekomende mandaten toe door middel van een aan de voorzitter van de provincieraad gerichte akte van voordracht die moet beantwoorden aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden gesteld bij artikel 39 § 3, derde lid van het provinciedecreet.
De op deze voordrachtakten gebaseerde samenstelling van de vier beleidscommissies wordt door de voorzitter van de provincieraad ter kennis gebracht van de raad.
Tot de eerstvolgende vernieuwing van de provincieraad behoudt elke fractie het oorspronkelijke aantal leden in de beleidscommissies.
Indien een mandaat in een beleidscommissie vacant wordt, voorziet de betrokken fractie in de toewijzing van het vacante mandaat door middel van een voordrachtakte die beantwoordt aan de voorwaarden gesteld in artikel 39 § 3, derde lid van het provinciedecreet en die ter kennis gebracht wordt van de provincieraad.
Artikel 28
Elk provincieraadslid kan, met raadgevende stem en zonder hiervoor aanspraak te kunnen maken op een presentiegeld of een vergoeding, de vergaderingen bijwonen van een commissie waarvan hij geen deel uitmaakt.
Indien een provincieraadslid, dat deel uitmaakt van een fractie die ingevolge de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging niet in elke beleidscommissie vertegenwoordigd is, de bespreking wenst bij te wonen van een agendapunt dat behandeld wordt door een beleidscommissie waarin zijn fractie niet vertegenwoordigd is, stelt hij de provinciegriffier hiervan op voorhand in kennis. De provinciegriffier geeft hiervan mededeling aan de voorzitter van de betrokken beleidscommissie, die vervolgens verplicht is het agendapunt als laatste punt van de agenda van die vergadering in behandeling te nemen. Indien de aanvrager na het laatste reguliere agendapunt niet aanwezig is in de zitting, vervalt dit verzoek.
Artikel 29
De beleidscommissies zijn belast met het voorbereiden van de besprekingen in de provincieraadszittingen en staan in voor het onderzoek van de aan de provincieraad ter beslissing voorgelegde agendapunten. Zij gaan over tot een indicatieve stemming over deze punten behalve indien het benoemingen van kandidaten, de aanwijzing van de leden van de provinciale bestuursorganen of de aanduiding van provinciale vertegenwoordigers in overlegorganen en organen van andere rechtspersonen en verenigingen betreft, waarover in de beleidscommissies in principe geen stemming georganiseerd wordt.
De beleidscommissies hebben tevens als taak het verlenen van advies aan de provincieraad over alle aangelegenheden die tot zijn bevoegdheid behoren en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht.
Zij staan bovendien in voor het onderzoek van de door burgers bij toepassing van artikel 85 van dit reglement ingediende voorstellen en vragen en voor het verstrekken van uitleg over de inhoud van verzoekschriften zoals bedoeld in artikel 90 van dit reglement die voor onderzoek en uitleg naar een beleidscommissie verwezen werden.
De provincieraad bepaalt de specifieke bevoegdheden van elke beleidscommissie. In principe zijn deze bevoegdheden gerelateerd aan de bevoegdheden zoals deze ingevolge de interne taakverdeling toegewezen zijn aan de leden van de deputatie.
De raad doet uitspraak over geschillen aangaande de respectieve bevoegdheden van de vier beleidscommissies.
Artikel 30
Iedere beleidscommissie kiest uit haar midden een voorzitter, die geen lid van de deputatie kan zijn. De verkiezing van de voorzitter gebeurt in principe bij consensus. Indien er geen consensus kan bereikt worden, gebeurt de verkiezing bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
Bij verhindering wordt de voorzitter vervangen door een ander lid van de beleidscommissie dat door hem als zijn plaatsvervanger werd aangewezen en dat evenmin lid van de deputatie mag zijn.
De voorzitter kan zich laten bijstaan door ambtenaren. De provinciegriffier is steeds gerechtigd de vergaderingen van de beleidscommissies bij te wonen.
Voor elk agendapunt duidt de beleidscommissie een verslaggever aan, die aan de raad verslag uitbrengt over de beraadslagingen en de stemming over het agendapunt in de commissie.
Elke beleidscommissie kan op verzoek van haar voorzitter, na overleg met de voorzitter van de provincieraad, tevens deskundigen en belanghebbenden uitnodigen op de vergaderingen en hen horen.
Artikel 31
De beleidscommissies worden samengeroepen overeenkomstig het vergaderschema vastgelegd door het bureau.
In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzaak en het belang van de provincie een samenkomst van een of meerdere commissies vereisen, doch er geen mogelijkheid bestaat om een fysieke samenkomst van de betrokken commissie(s) te organiseren, kunnen de beleidscommissies worden samengeroepen voor een vergadering die georganiseerd wordt via digitale communicatiemiddelen.
Om tot deze vergaderwijze over te kunnen gaan is het voorafgaande digitaal gegeven akkoord van de voorzitter van de raad en alle fractieleiders vereist.
De voorzitter van de provincieraad bepaalt de vergadertool die aangewend wordt om een digitale vergadering van de commissies te organiseren. Deze vergadertool moet de principiële openbaarheid van de vergadering van de commissie garanderen en moet minstens beantwoorden aan de voorwaarden die bij besluit van de Vlaamse regering vooropgesteld worden voor de digitale of hybride vergaderingen van de organen van de lokale besturen.
De agenda van een beleidscommissie bevat steeds minimaal de agendapunten die tevens opgenomen zijn op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de provincieraad en die tot de bevoegdheid van de betrokken commissie behoren evenals de aangelegenheden die door de provincieraad voor onderzoek naar de betrokken commissievergadering verwezen werden.
De bijeenroeping van een beleidscommissie op dagen die afwijken van het vastgestelde vergaderschema en/of het toevoegen van punten aan de agenda van de commissievergaderingen buiten de punten die tevens opgenomen zijn op de agenda van de provincieraadsvergaderingen, gebeuren steeds in overleg met de voorzitter van de provincieraad.
De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt, met de bijbehorende stukken, door de provinciegriffier namens de voorzitter van de beleidscommissie toegestuurd aan alle leden van de beleidscommissie.
Ieder stemgerechtigd lid van een beleidscommissie kan een bijkomend punt aan de agenda van de vergadering van de commissie toevoegen. Daartoe moet hij het agendapunt, vergezeld van een toelichtende nota, uiterlijk vijf dagen vóór de commissievergadering indienen bij de provinciegriffier. Het agendapunt en de bijbehorende
documenten moeten schriftelijk ingediend worden, hetzij bij gewone brief, hetzij via e-mail, hetzij door afgifte tegen ontvangstbewijs.
De provinciegriffier bezorgt het agendapunt met de bijbehorende documenten onverwijld aan de voorzitter van de provincieraad.
De provinciegriffier deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter, samen met de toelichtende nota's vervolgens mee aan de leden van de betrokken beleidscommissie, de deputatie en de fractievoorzitters.
Wanneer een voorstel van een raadslid naar een beleidscommissie wordt verzonden waarvan dit raadslid geen deel uitmaakt, nodigt de voorzitter van deze beleidscommissie het betrokken raadslid uit om met raadgevende stem deel te nemen aan de vergadering van de commissie tijdens welke het punt geagendeerd werd. De uitnodiging gebeurt op de wijze zoals bepaald in het vierde lid van dit artikel.
Artikel 32
De vergaderingen van de beleidscommissies zijn openbaar, behalve als
- het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken
- de commissie met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
De vergaderingen over de beleidsrapporten, d.w.z.: het meerjarenplan, de aanpassingen ervan en de jaarrekening, zijn evenwel in elk geval openbaar.
Het besloten gedeelte van de vergadering van de beleidscommissies kan enkel plaatsvinden na het openbare gedeelte, uitgezonderd in tuchtzaken.Indien tijdens het openbare gedeelte van de vergadering evenwel blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering wel met dit doel onderbroken worden. Blijkt tijdens de besloten vergadering dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet worden behandeld, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de betrokken beleidscommissie behalve in geval van dringende noodzakelijkheid, in welk geval de besloten vergadering wordt onderbroken voor de openbare behandeling van dat punt.
Artikel 33
De beleidscommissies kunnen beraadslagen en stemmen ongeacht het aantal aanwezige leden.
In de gevallen vermeld in artikel 27 § 1 van het provinciedecreet is het de leden van de beleidscommissies niet toegestaan te participeren aan de beraadslagingen en de stemmingen in de commissie.
Artikel 34
De stemmingen in de beleidscommissies zijn openbaar en gebeuren mondeling of bij handopsteking. De voorzitter stemt het laatst, behalve in de gevallen vermeld in het tweede lid van dit artikel waarin geheim gestemd wordt.
Er wordt enkel geheim gestemd door middel van stembiljetten over de volgende aangelegenheden:
- de vervallenverklaring van het mandaat van provincieraadslid of van gedeputeerde
- indidividuele personeelszaken
- voor zover beslist wordt hierover uitzonderlijk een indicatieve stemming te organiseren, de aanwijzing van de leden van de provinciale bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de provincie in overlegorganen en in de organen van de andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen
- de beëindiging van een van de hierboven vermelde mandaten in provinciale bestuursorganen of in overlegorganen, organen van derde-rechtspersonen of organen van feitelijke verenigingen.
Van elk in de beleidscommissies besproken agendapunt wordt een beknopt verslag opgemaakt. Dit verslag bevat de uitslag van de in de commissie gehouden indicatieve stemming, van het door haar genomen besluit en van eventuele voorstellen, amendementen en opmerkingen van de beleidscommissie. Ieder verslag wordt ondertekend door de voorzitter.
Artikel 35
Alvorens aan de vergadering deel te nemen, ondertekenen de leden van elke beleidscommissie de aanwezigheidslijst. Deze geldt als titel voor de uitbetaling van het presentiegeld en de verplaatsingsvergoeding, zoals bepaald in de artikelen 101 en 102 van dit reglement.
Ingeval de commissie vergadert via digitale communicatiemiddelen wordt de naam van de deelnemers aan de vergadering genotuleerd in het beknopt verslag, vermeld in artikel 34, laatste lid van dit reglement. Deze vermelding heeft dezelfde waarde als de ondertekening van de aanwezigheidslijst.
Artikel 36
De provincieraad kan bij elke bestaande commissie een of meer subcommissies of werkgroepen oprichten waarvan hij de opdracht en de werkwijze bepaalt.
Meerdere commissies kunnen samen vergaderen indien de agenda dit vereist; de respectieve voorzitters
van de commissies stellen een agenda samen, na overleg met de voorzitter van de provincieraad en de bevoegde gedeputeerde.
