Artikel 75
De provincieraadsleden genieten een inzagerecht overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 21 en 30 van het provinciedecreet.
Het inzagerecht behelst tevens het recht om desgevraagd technische toelichting te krijgen en/of een afschrift of fotokopie te ontvangen.
Artikel 76
Onverminderd de bepalingen van artikel 38 van dit reglement, worden de dossiers betreffende de punten die door de voorzitter van de provincieraad, overeenkomstig artikel 37 van dit reglement, op de agenda van de provincieraad werden geplaatst fysiek in het provinciehuis ter inzage gelegd van de raadsleden vanaf de verzending van de agenda. De dossiers en toelichtende nota's betreffende de aanvullende agendapunten worden fysiek ter inzage gelegd vanaf het ogenblik dat de aanvullende agendapunten ter kennis gebracht worden van de raadsleden.Op verzoek van een provincieraadslid worden de vermelde dossiers en/of nota’s hem tevens elektronisch ter beschikking gesteld.
De raadsleden kunnen vanaf de vermelde tijdstippen inzage nemen in de dossiers die op de agenda van de provincieraad zijn ingeschreven:
- alle werkdagen tijdens de kantooruren
- na voorafgaande afspraak, op enig ander tijdstip, zaterdagen en zondagen en feestdagen uitgezonderd.
Een toelichting bij de ter inzage gelegde dossiers kan enkel na voorafgaande afspraak en tijdens de kantooruren verstrekt worden.
Artikel 77
Een verzoek tot inzage, afschrift en/of toelichting van andere dan de in artikel 76 van dit reglement vermelde dossiers, stukken en akten moet schriftelijk ingediend worden, hetzij bij gewone brief, hetzij via e-mail, hetzij door afgifte ervan bij de provinciegriffier. De verzoeken worden ingeschreven in een centraal register, volgens datum van ontvangst.
De vraag moet duidelijk de betrokken aangelegenheid vermelden en, waar mogelijk, de betrokken bestuursdocumenten.
De provinciegriffier beantwoordt het verzoek om inzage, afschrift en/of toelichting zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 8 werkdagen na ontvangst van de aanvraag schriftelijk door:
- hetzij toestemming te verlenen tot inzage, afschrift en/of toelichting
- hetzij de aanvraag af te wijzen onder opgave van de redenen ervoor
- hetzij een herformulering te vragen van de kennelijk op een te algemene wijze geformuleerde of de kennelijk onredelijke vragen.
Indien inzage en/of toelichting worden toegestaan worden deze verleend tijdens de kantooruren, na voorafgaande afspraak met het kabinet van de provinciegriffier.
Artikel 78
Verzoeken tot inzage, afschrift en/of toelichting, zoals bedoeld in artikel 77 van dit reglement, die betrekking hebben op dossiers, stukken of akten die het bestuur van de provincie of aan de deputatie toegewezen taken betreffen kunnen door de provinciegriffier geheel of gedeeltelijk worden afgewezen indien het ter inzage gevraagde dossier, het stuk of de akte niet af, onvolledig of nog niet goedgekeurd is.
Verzoeken tot inzage, afschrift en/of toelichting die geen betrekking hebben op dossiers, stukken of akten die het bestuur van de provincie of de aan de deputatie toegewezen taken betreffen kunnen door de provinciegriffier geheel of gedeeltelijk worden afgewezen op de gronden vermeld in Titel II, Hoofdstuk 3, Afdeling 3 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, zoals gewijzigd of de uitzonderingsgronden vermeld in een andere wet, decreet of ordonnantie die op de aangelegenheid van toepassing is.
Het recht op inzage, afschrift en/of toelichting van de raadsleden heeft bovendien slechts betrekking op bestaande documenten die in het bezit zijn van de provincie. Een aanvraag zoals bedoeld in dit artikel houdt voor de provinciegriffier geen verplichting in om gegevens of documenten die niet in het bezit zijn van de provincie elders op te vragen of om nieuwe documenten op te stellen of documenten of gegevens te verwerken of te analyseren.
Artikel 79
Auteursrechtelijk beschermde werken kunnen enkel gemultipliceerd en/of op andere wijze verspreid of ter beschikking worden gesteld indien de provincie daarvoor over de toestemming van de auteur of van de auteursrechthebbende beschikt.
Artikel 80
Afschriften worden kosteloos verstrekt.
Artikel 81
Indien een raadslid zijn verzoek om inzage en/of afschrift bij e-mail indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt de gevraagde informatie hem eveneens bij e-mail bezorgd.
Artikel 82
De bij toepassing van dit reglement verkregen bestuursdocumenten mogen noch aan derden doorgegeven worden, noch gemultipliceerd en verspreid worden.
Artikel 83
De provincieraadsleden kunnen via de digitale toepassing voor provincieraadsleden inzage nemen in de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de deputatie. Deze notulen worden daartoe, telkens nadat zij door de deputatie tijdens haar eerstvolgende gewone vergadering werden goedgekeurd, door de zorg van de provinciegriffier op de digitale toepassing voor provincieraadsleden geplaatst.
Artikel 84
De provincieraadsleden mogen alle inrichtingen en diensten bezoeken die de provincie opricht en beheert.
Zij richten daartoe een verzoek, hetzij bij gewone brief, hetzij bij e-mail, hetzij door afgifte bij de provinciegriffier.
De provinciegriffier deelt binnen tien werkdagen na ontvangst van het verzoek mee op welk tijdstip en onder welke modaliteiten dit bezoekrecht kan worden uitgeoefend.
Bij gelegenheid van de uitoefening van hun bezoekrecht is het de raadsleden niet toegestaan instructies of opdrachten te geven aan het personeel.
